Cara mengelola website sekolah yang baik ternyata tak semudah membuatnya. Saat ini telah banyak perangkat atau software yang memudahkan pembuatan website. Bahkan jasa pembuatan website sekolah pun banyak bermunculan mulai dari yang tarif jasanya murah hingga yang mahal. Jika sekolah memiliki anggaran pembuatan website yang memadahi tentu ini bukan persoalan yang perlu di khawatirkan. Masalahnya sekarang adalah bagaimana cara mengelolanya supaya website sekolah yang sudah dibuat memberikan manfaat nyata bagi sekolah?
Daftar isi
Mengelola Website Sekolah Tanggung Jawab Siapa?Tips Mengelola Website Sekolah Yang Efektif
1. Pastikan Website Bisa Diakses
2. Pastikan Semua Link Aktif
3. Update Konten Blog/Artikel Secara Berkala
4. Lakukan Pembaruan Informasi Dan Tampilan
5. Gunakan CMS Yang Sesuai
Kesimpulan
Mengelola Website Sekolah Tanggung Jawab Siapa?
Pada beberapa sekolah, belum jelas siapa yang bertugas mengelola website sekolah tersebut. Sehingga untuk memudahkan sering tugas pengelolaannya diberikan kepada PTK yang dianggap memiliki kemampuan teknolgi informasi, dan tak jarang tugas itu dibebankan kepada Operator Sekolah.
Mengingat tugas pengelolaan website sekolah bukanlah tugas primer, maka mengelola website sekolah menjadi tugas sambilan saja. Pengelolaan website dilakukan saat sempat dan saat ada waktu luang. Sehingga konten-konten pada website sekolah kurang maksimal, ada menu yang kontennya masih kosong atau bahkan website terbengkalai dengan tampilan tidak rapi kurang nyaman untuk dikunjungi.
Kurang maksimalnya pengelolaan website ini juga bisa disebabkan karena tugas utama di sekolah sangat banyak, sehingga urusan website sering terlupakan. Atau bisa juga karena kurang baiknya kerjasama dan koordinasi antara PTK dalam memberikan konten yang tepat pada bagiannya masing-masing.
Mestinya, siapapun yang telah ditunjuk dan menerima tugas sebagai pengelola website sekolah, mempunyai inisiatif untuk merancang cara-cara pengelolaan website sekolah dan melakukan koordinasi kepada PTK terkait agar tata kelola website sekolah menjadi lebih baik. Lebih baik lagi jika penugasan pengelolaan website sekolah mempunyai SK dari Kepala Sekolah atau Wakilnya sehingga tugas pengelolaan website tidak dianggap tugas sambilan.
Tips Mengelola Website Sekolah Yang Efektif
Bagi anda yang ditunjuk untuk mengelola website sekolah sebaiknya mulai merancang strategi pengelolaan, agar tata kelola website menjadi terjadwal dan terarah. Jika website sekolah tampil dengan tampilan dan konten yang baik dan menarik maka akan berdampak positif bagi sekolah. Bagaimana cara mengelola website sekolah yang efektif, berikut ini tipsnya:
1. Pastikan Website Bisa Diakses
Hal mendasar yang harus sering dilakukan adalah memastikan bahwa website sekolah selalu dapat diakses oleh siapapun. Jika anda mengecek dengan mengetikkan url website sekolah anda pada web browser maka hasilnya hanya akan berlaku untuk diri anda sendiri. Jika website ternyata bisa dibuka oleh anda maka belum tentu bagi orang lain.
Untuk mengetahui apakah suatu website dapat diakses oleh banyak orang, anda bisa menggunakan tool online seperti Down for Everyone or Just Me. Lalu ketikkan url website sekolah anda pada kolom yang tersedia kemudian klik tombol or just me?
.
Contoh jika website bisa diakses oleh semua orang akan menghasilkan tampilan seperti di bawah ini:
Contoh di atas adalah jika website dapat diakses oleh semua orang. Jika website sekolah ternyata down, maka anda bisa segera menghubungi pihak penyedia layanan pembuatan website sekolah untuk dilakukan pengecekan dan bantuan lainnya hingga penyelesaian masalah website down.
2. Pastikan Semua Link Aktif
Setelah memastikan bahwa website tidak down, maka yang berikutnya adalah memastikan bahwa semua link pada website sekolah anda aktif tanpa ada broken link (tautan rusak / tidak aktif). Pengecekan dengan cara manual akan sangat menyita waktu, apalagi jika konten website sudah banyak.
Untuk mempermudah pekerjaan pengecekan broken link, anda bisa gunakan tool online gratis seperti Free Broken Link Checker. Caranya sangat mudah. Anda hanya perlu mengetikkan url website sekolah anda pada kolom Free Check for broken links
kemudian klik Find broken links
.
Jika website anda mempunyai broken link akan muncul tampilan seperti di bawah ini:
Setelah mengetahui link mana saja yang rusak, segeralah untuk memeriksa konten link rusak tersebut dan memperbaikinya, atau menggantinya dengan link baru yang aktif.
3. Update Konten Blog/Artikel Secara Berkala
Tips berikutnya agar website lebih menarik untuk dikunjungi adalah hendaknya konten blog atau artikel diupdate secara berkala, yaitu dengan membuat post berita atau artikel baru. Kiriman artikel atau berita dapat dilakukan setiap minggu atau setiap hari, akan tetapi google lebih menyukai website yang dilakukan perbaruan setiap hari untuk menunjukkan bahwa suatu website terlihat aktif.
Namun, inilah kendala yang sering dihadapi para pengelola website sekolah, yaitu kemampuan untuk mengupdate blog setiap hari, bisa karena keterbatasan waktu atau bisa jadi karena terbatasnya ide tulisan. Untuk mengatasi hal ini ada beberapa ide yang bisa anda lakukan supaya website sekolah terlihat aktif secara berkala atau bahkan harian.
Beberapa ide konten website yang bisa anda lakukan adalah:
a. Konten blog berupa tulisan guru di sekolah anda pada media lain dengan menyebutkan sumbernya. Cara ini hanya berlaku jika di sekolah anda terdapat guru yang aktif menulis opini mengenai dunia pendidikan di media online maupun offline.
b. Konten berupa tulisan karya siswa. Dalam hal ini pengelola sebaiknya meminta bantuan guru bahasa untuk mempublikasikan tugas menulis siswanya di website sekolah. Dengan mempublikasikan semua tugas siswa maka anda tidak akan kekurangan bahan konten untuk website sekolah.
c. Mintalah kerjasama guru lain terutama yang senang mengambil gambar kegiatan sekolah untuk dipublikasikan di galeri website sekolah. Kegiatan dapat berupa KBM di kelas, laboratorium, ekstrakurikuler, class meeting, kegiatan kunjungan dari pihak lain dan sebagainya.
d. Ambil ide konten dari grup WA wali murid. Terkadang ada wali murid yang membagikan tulisan inspiratif di grup WA wali murid. Tulisan-tulisan seperti itu dapat dijadikan bahan posting artikel website. Tugas pengelola hanya menambah gambar ilustrasi agar postingan artikel terlihat menarik.
4. Lakukan Pembaruan Informasi Dan Tampilan
Ada kalanya untuk bagian tertentu website sekolah yang berisi halaman statis perlu mendapat perbaruan konten. Misalnya bagian sambutan kepala sekolah tidak selamanya berupa konten statis yang bertahan selama bartahun-tahun.
Sambutan kepala sekolah dapat digunakan sebagai sarana publikasi dan press release sekolah. Sebagai contoh sambutan kepala sekolah diperbarui sebagai ucapan selamat kepada salah seorang siswa yang berhasil mendapatkan prestasi tertentu. Bisa juga berupa ungkapan duka cita untuk pihak lain yang sedang mendapatkan musibah.
Untuk pembaruan tampilan sebaiknya dilakukan dalam jangka 3-5 tahunan, sebagai penyegaran website agar tampil lebih fresh dengan tema baru. Karena jika website sering berganti tema, besar kemungkinan akan banyak mengubah tata letak website sehingga untuk memperbaikinya dibutuhkan waktu dan tenaga yang tidak sedikit.
5. Gunakan CMS Yang Cocok Untuk Website Sekolah
Untuk melakukan berbagai macam perbaruan konten, informasi dan tampilan website ada baiknya anda menggunakan CMS yang sesuai. Tanpa menggunakan CMS, anda harus memperbarui website dengan cara mengcoding dan membutuhkan kemampuan khusus.
Untuk memudahkan perbaruan konten, pada umumnya pengelola website menggunakan CMS wordpress karena banyak tutorial cara menggunakannya. Namun perlu dipahami bahwa CMS wordpress tidak dibuat khusus untuk website sekolah. Sehingga untuk menerapkannya anda masih harus mengaturnya sendiri terutama jika ingin menampilkan fitur website sekolah yang profesional.
Salah satu contoh CMS khusus website sekolah adalah CMS mysch yang terdapat fitur SIMPEN dan PPDB Online. Dengan CMS ini pengelola website dimudahkan dalam mengatur tampilan serta waktu tayang SIMPEN dan PPDB meskipun anda tidak pernah membuat website sebelumnya. Namun, penggunaan CMS ini hanya diperuntukkan bagi sekolah yang membuat website sekolah melalui layanan mysch.id.
Bagi anda yang memiliki kemampuan khusus untuk mengelola website, tentu saja tidak harus membuat website melalui layanan pembuatan website. Anda bahkan bisa membuatnya sendiri dari nol hingga menjadi sebuah website profesional, namun anda harus menyediakan waktu khusus, tenaga dan pikiran untuk mengerjakan itu semua di luar tugas utama anda di sekolah.
Kesimpulan
Itulah beberapa cara mengelola website sekolah agar menarik dan betah dikunjungi. Website yang sering dikunjungi menunjukkan bahwa website tersebut aktif dan dapat memberikan manfaat bagi pengunjung dan juga bagi sekolah. Semoga tips di atas dapat membantu anda dalam mengoptimalkan fungsi website sekolah dan bagi yang belum memiliki website semoga mempunyai gambaran bagaimana cara mengelola website dengan mudah.
Jika anda merasa memiliki tips lain yang layak untuk dicoba silahkan tulis di kolom komentar supaya orang lain dapat merasakan manfaat dari ide anda.