Blog

Administrasi sekolah adalah salah satu hal terpenting dalam penyelenggaraan pendidikan di sekolah. Pengelolaan administrasi yang baik sangat dibutuhkan untuk memberikan pelayanan kepada pihak terkait dan menghasilkan kinerja yang lebih baik. Ketepatan, keakuratan dan kecepatan penyajian data atau informasi merupakan faktor penting dalam mengelola administrasi yang baik.

Sebelum kehadiran teknologi informasi, pengerjaan administrasi sekolah dilakukan secara manual. Data administrasi sekolah direkam di dalam buku dan jurnal fisik yang disimpan pada tempat penyimpanan berkas-berkas penting sekolah.

Namun kini, dengan kemajuan teknologi, pengelolaan administrasi sekolah dapat dilakukan secara digital melalui aplikasi administrasi sekolah. Penerapan teknologi pada administrasi sekolah dapat digunakan oleh berbagai jenjang pendidikan seperti SD, SMP, SMA dan SMK serta Madrasah. Aplikasi administrasi ini umumnya berbasis excel yang dapat anda gunakan secara offline dan download secara gratis.

Sedangkan untuk pengelolaan administrasi secara online, tersedia aplikasi berbasis web. Beberapa pengembang membuat software ini dengan platform html, php, c#, dan lain-lain yang bisa anda download source code nya di github, forum-forum pengembang software maupun website pribadi pengembang yang bersangutan.

Apa Itu Aplikasi Administrasi Sekolah?

Pada dasarnya, Aplikasi Administrasi Sekolah adalah suatu perangkat lunak dalam membantu admin sekolah mekukan seluruh proses pengelolaan kegiatan sekolah, mulai dari pengendalian, pengurusan dan pengaturan berbagai cara atau usaha agar tujuan sekolah dapat terlaksana.

Ruang Lingkup Aplikasi Administrasi Sekolah

Ada banyak tugas tenaga administrasi sekolah dalam suatu instansi pendidikan. Jika dikategorikan setidaknya ada 4 kategori besar pekerjaan administrasi sekolah, dan aplikasi administrasi sekolah seharusnya mencakup semua itu, yaitu:

1. Sistem manajemen pembelajaran
2. Sistem inventaris sekolah
3. Sistem keuangan sekolah
4. Sistem informasi sekolah

Dari keempat kategori tersebut, yang paling banyak menjadi tugas tenaga administrasi adalah inventaris, keuangan dan sistem informasi sekolah. Untuk manajemen pembelajaran lebih banyak menjadi tugas guru dan wali kelas.

Namun demikian, dengan adanya keempat sistem yang ada, suatu aplikasi administrasi sekolah sudah dapat dikatakan sebuah aplikasi yang lengkap karena sudah mencakup seluruh kegiatan sekolah.

5 Rekomendasi Aplikasi Administrasi Sekolah

Bagi anda yang menginginkan aplikasi administrasi sekolah dengan cakupan sistem yang lengkap, berikut ini rekomendasi admin sekaligus contoh aplikasinya:

1. Fekara

Fekara merupakan salah satu aplikasi administrasi berbasis web yang bisa anda gunakan. Anda dapat mencoba secara gratis aplikasi ini di sini. Namun sebelumnya anda diharuskan melakukan registrasi atau pendaftaran telebih dahulu.

Kelebihan yang dimiliki oleh Fekara adalah tampilan dashboard yang bersih dan modern. Terdapat banyak fitur administrasi sekolah yang didukung, antara lain: ujian atau ulangan, budgeting, dan perpesanan antar staf internal. Fekara juga dapat diinstal pada perangkat mobile seperti smartphone dan tablet sehingga memudahkan pengguna dalam mengelola tanpa batasan ruang dan waktu.

Meskipun demikian, ada beberapa kekurangan yang dimiliki oleh Fekara. Dengan layanan gratisnya, bandwidth dan kapasitas penyimpanan terbatas serta jumlah siswa dibatasi hanya 50 siswa dan 5 guru. Untuk penggunaan lebih dari itu dikenakan biaya sebesar $0.20 per siswa atau $350 sekali bayar tanpa batasan pengguna.

2. Fedena

Fedena adalah perangkat lunak manajemen sekolah gratis & opensource yang memiliki banyak fitur lebih daripada sekedar sistem informasi siswa. Fedena lebih berfokus pada pengelolaan data.

Kelebihan yang dimiliki Fedena adalah tidak membatasi jumlah admin dan siswa yang login ke dalam sistem serta jumlah dan jenis pelajaran. Rancangan Fedena yang menggunakan Ruby on Rail membuat sekolah dapat melakukan kustomisasi kode sesuai kebutuhan. Sistem di Fedena meliputi manajemen sumberdaya manusia, financial, ujian, login siswa dan orang tua.

Seperti halnya aplikasi lain, Fedena juga mempunyai kekurangan yaitu keterbatasan fitur pada versi open source. Jika anda ingin versi lengkapnya bisa berkunjung ke Fedena versi berbayar.

Download Fedena Gratis

3. Gibbon

Berbeda dengan Fekara dan Fedena, selain bermanfaat untuk administrasi sekolah, Gibbon juga menyediakan fitur dan layanan bagi guru.

Kelebihan Gibbon adalah fiturnya yang luas, antara lain tool administrasi dan keuangan, manajemen staf, gaji, invoice, penjadwalan, dan lain-lain. Tool untuk pengajar yang disediakan gibbon antara lain akses bagi orang tua untuk melihat buku nilai dan hasil penilaian, rubrik dan katalog perpustakaan.

Dengan kelebihan tersebut, Gibbon memiliki kekurangan yang bersifat teknis. Bagi anda yang kurang memahami dunia pemrograman bisa menjadi masalah tersendiri. Karena support yang disediakan biasanya hanya ditulis langsung oleh pengguna yaitu admin, guru maupun orang tua. Sedikitnya informasi tentang Gibbon membuat anda harus pintar mengoprek sendiri fitur-fitur yang dibutuhkan oleh sekolah.

Download Gibbon Gratis 

4. OpenSIS

OpenSIS adalah aplikasi gratis dan open source untuk kebutuhan jenjang sekolah wajib (SD, SMP hingga SMA/SMK) baik negeri maupun swasta. Platform ini sangat cocok untuk sekolah skala kecil yang memiliki staf IT yang dapat mengelola program ini.

Kelebihan dari OpenSIS adalah versi gratisnya sudah memiliki fitur yang lebih dari cukup antara lain menyimpan transkrip, rekam kesehatan, kehadiran, informasi demografis, penjadwalan, buku nilai, dan laporan custom. OpenSIS ini memiliki raitng 4.8/5 di SourceForge ini menandakan penilaian yang sangat bagus.

Namun, kekurangan dari OpenSIS adalah tidak tersedianya fitur jurusan, portal kelas, tagihan, atau laporan dalam skala yang lebih besar. Serta admin harus familier dengan PostgreSQL.

5. SmartSchool

Rekomendasi terakhir adalah SmartSchool yang merupakan aplikasi buatan anak negeri. Versi lengkap SmartSchool merupakan aplikasi administrasi sekolah dengan 4 cakupan pekerjaan administrasi sekolah di atas.

Kelebihan yang dimiliki oleh SmartSchool dibanding empat rekomendasi di atas adalah bahwa SmartSchool tampilan antarmuka yang user friendly dan menggunakan Bahasa Indonesia sehingga mudah dalam penggunaan. Rancangan sistem yang menjadi ruang lingkup SmarSchool terbilang lengkap, karena hampir semua kegiatan sekolah dari pembelajaran hingga manajemen dan sistem informasinya ada pada SmartSchool, total 24 sistem terintegrasi.

Namun satau hal yang disayangkan adalah bahwa ke-24 sistem SmartSchool ini belum sampai tahap final. Artinya hanya beberapa sistem pada SmartSchool yang saat ini baru bisa digunakan, yaitu Learning Management System SmartSchool; yang meliputi e-Learning, e-Raport, Ujian (CBT), PPDB dan Kelulusan. Adapun 3 sistem yang lain belum dapat digunakan, antara lain:

1. sistem keuangan; yang meliputi sistem SPP, Uang jajan siswa, manajemen keuangan sekolah, tabunga siswa, dan lain-lain. 
2. sistem manajemen sekolah; yang meliputi inventaris, sarana dan prasarana, persuratan, manajemen kepegawaian, perpustakaan dan laboratorium.  
3. sistem informasi sekolah; yang meliputi bursa kerja, sistem alumni, sistem informasi beasiswa, buku penghubung, dan lain-lain.

Untuk mendapatkan aplikasi SmartSchool silahkan berkunjung ke Laman Web SmartSchool

Penutup

Demikian 5 aplikasi administrasi sekolah rekomendasi admin yang dapat anda gunakan. Semoga dengan adanya aplikasi tersebut dapat membantu pekerjaan administrasi, tata usaha dan kepala sekolah dan mendigitalisasi arsip-arsip sekolah anda secara aman dan mudah diakses.